فصل اول
آزمون ویژگی‌های فردی
ابتدا ویژگی فردی خود را پیدا کنید، سپس برای کسانی که با آن‌ها کار می‌کنید کشف کنید. به‌منظور استفاده از مهارت‌های اجرایی‌تان به بهترین نحو، ابتدا باید خودتان را ارزیابی کنید. ویژگی‌تان را مشخص کنید و سپس نقاط قوت و ضعف افراد دیگری که با آن‌ها به‌طور مرتب تعامل دارید را یادداشت کنید. این کار درنهایت اطلاعاتی به شما در مورد چگونگی ایجاد شغل و نحوه انجام کار موثر با دیگران را ارائه می‌دهد. برای اینکه ببینید در هر کدام از این ۱۲ مهارت چقدر خوب هستید و بهترین و بدترین مهارت‌های خود را بشناسید، به آزمونی که در ادامه آمده پاسخ دهید. پاسخ‌هایتان باید براساس مقیاس اندازه‌گیری به شکل زیر باشد:
۱ به شدت مخالف
۲ تا اندازه‌ای مخالف
۳ مطمئن نیستم
۴ تا اندازه‌ای موافق
۵ به شدت موافق
با توجه به پاسختان به هر سوال، به خودتان امتیاز دهید. از آنجایی که در هر مهارت ۵ پرسش وجود دارد، بالاترین امتیازی که می‌توانید بگیرید ۲۵ است. سپس با توجه به امتیازاتی که از تمام مهارت‌ها گرفته‌اید می‌توانید نقاط ضعف و قوت خود در این ۱۲ مهارت را پیدا کنید.
مهارت ۱: خویشتن‌داری
خویشتن‌داری به این معناست که بتوانید قبل از صحبت یا عمل، فکر کنید. این مخالف عبارت «دهان خود را بی‌موقع گشودن» است که عموما به آن اشاره می‌شود. فرد خویشتن‌دار رویکرد هوشمندی اتخاذ می‌کند و درباره همه چیز منطقی فکر می‌کند و بدون فکر قبلی کاری انجام نمی‌دهد.
۱. همیشه قبل از اینکه تصمیم‌گیری کنم، درباره کاری که می‌خواهم انجام دهم، فکر می‌کنم.
۲. به‌طور معمول با تدبیر و سیاستمدار هستم.
۳. معمولا قبل از صحبت کردن فکر می‌کنم.
۴. همیشه قبل از اینکه اقدام به کاری کنم از اینکه اطلاعات کافی دارم مطمئن می‌شوم.
۵. به‌ندرت نظراتی می‌دهم که باعث ناراحتی دیگران شود.
مهارت ۲: حافظه فعال
حافظه فعال توانایی شما در نگه داشتن اطلاعات در ذهن، همزمان با انجام کارهای پیچیده دیگر است. افراد دارای حافظه فعال قرار ملاقات یا حتی اقلامی که باید خریداری کنند را بدون استفاده از فهرست‌های نوشته شده خوب به یاد می‌آورند. حافظه فعال نقطه مقابل حواس‌پرتی است.
۱. اطلاعات، تاریخ‌ها و جزئیات را به‌راحتی به یاد می‌آورم.
۲. تعهداتم را خوب به یاد دارم.
۳. طبیعتا به خاطر دارم که وظایفم را به اتمام برسانم.
۴. همیشه اهدافی را که می‌خواهم به آن‌ها دست پیدا کنم به یاد دارم.
۵. هنگامی‌که مشغول به کار هستم، می‌توانم هم تصویر کلی و هم جزئیات را ببینم.
مهارت ۳: کنترل احساسات
این مهارت به‌طور کلی برای مطمئن شدن از این مسئله است که احساسات شما در مسیر تلاش شما قرار دارند و مانعی ایجاد نمی‌کنند. وقتی توانایی زیادی در کنترل احساسات دارید، از مسیر اصلی منحرف نمی‌شوید و راه‌هایی پیدا می‌کنید تا روی جنبه‌های مثبت هر موقعیتی که با آن مواجه می‌شوید تمرکز کنید. افرادی که نمی‌توانند احساسات خود را کنترل کنند نسبت به انتقادها بسیار حساس هستند و در نهایت ممکن است با شکست مواجه شوند.
۱. می‌توانم در حین انجام کار احساساتم را کنترل کنم.
۲. معمولا در مواجهه با مشکلات آرامش خود را حفظ می‌کنم.
۳. چیزهای کوچک در محل کار حواسم را از کاری که در حال انجامش هستم پرت نمی‌کنند.
۴. در هنگام ناامیدی یا عصبانیت خونسردی خودم را حفظ می‌کنم.
۵. احساسات شخصی خود را کنترل می‌کنم تا زمانی که کار تکمیل شود.
مهارت ۴: توجه پایدار
توجه و حضور ذهن یعنی این توانایی را داشته باشید که تا پایان کار ذهنتان را روی آن موضوع متمرکز کنید. وقتی شما توجه و دقت کافی دارید، در کارتان غرق می‌شوید و عوامل حواس‌پرتی را از خودتان دور می‌کنید. شما به انجام کار سر موعد شهرت پیدا می‌کنید. اگر تمرکزتان پایین باشد، با افکار پوچ و بیهوده ذهنتان از مسیر اصلی منحرف می‌شود.
۱. وقتی کار انجام می‌دهم، به راحتی از عواملی که موجب حواس‌پرتیم می‌شوند اجتناب می‌کنم.
۲. به‌محض اینکه کاری را شروع می‌کنم، تمام توجهم را روی آن کار متمرکز می‌کنم تا وقتی‌که تمام شود.
۳. به راحتی می‌توانم روی وظایف کاریم تمرکز کنم.
۴. وقتی وقفه‌ای در کارم ایجاد می‌شود، دوباره به‌سرعت سر کارم بازمی‌گردم.
۵. به وظایفم توجه می‌کنم، حتی زمانی که آن‌ها خسته کننده به نظر می‌رسند.
مهارت ۵: شروع کار
کسانی که در این زمینه قوی هستند، شروع کارهای جدید برایشان آسان است. این نقطه مقابل تنبلی است. افراد دارای نقاط قوت در این حوزه، شروع پروژه‌های جدید برایشان آسان است و ترجیح می‌دهند که بلافاصله به کارها رسیدگی کنند، نه اینکه آن‌ها را تا آخرین لحظه به تعویق اندازند. بهترین شاخص برای به اثبات رساندن توانایی در چنین مهارتی این است که هر روز صبح کار جدیدی را با انرژی و اشتیاق شروع کنید، نه اینکه قبل از شروع کار سعی کنید از لحاظ روانی خودتان را برای انجام کاری دشوار آماده کنید.
۱. به محض اینکه شغل جدیدی پیدا می‌کنم، دوست دارم کارم را شروع کنم.
۲. به تعویق انداختن کار معمولا برایم مسئله مهمی نیست.
۳. من معتقدم که باید هر چه زودتر کارم را شروع کنم.
۴. من کارم را شروع می‌کنم حتی اگر فعالیت دیگری را به آن ترجیح دهم.
۵. معمولا وظایف محوله را خیلی زود شروع می‌کنم.
مهارت ۶: برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی
دارندگان این مهارت بسیار مرتب، کارآمد و روشنفکر هستند. اگر شما هم این‌طور باشید، آنگاه در رد کردن درخواست‌های دیگران در وقت کاری که ممکن است ذهنتان را از دستیابی به اهداف اصلی منحرف کند هیچ مشکلی نخواهید داشت. اگر در این مهارت ضعیف باشید، همچنان بیهوده وقت خود را تلف کرده و قادر نخواهید بود که تشخیص دهید کار را از کجا شروع کنید و چه چیزی مهم است. حتی ممکن است از پروژه خارج شوید چون کارهای دیگری برایتان پیش می‌آید.
۱. هر روز هنگام شروع کار، برنامه واضح و روشنی در ذهنم دارم.
۲. وقتی کارهای زیادی دارم که باید انجام دهم، آن‌ها را به‌دقت اولویت‌بندی می‌کنم.
۳. برای دستیابی به اهداف بلندمدت برنامه‌هایی دارم.
۴. در اولویت‌بندی کارها و پایبندی به آن‌ها بسیار خبره هستم.
۵. معمولا کارهای بزرگ را به چند قسمت مهم تقسیم می‌کنم.
مهارت ۷: نظم و انضباط شخصی
اگر میز یا محیط کارتان را تمیز و مرتب نگه می‌دارید، معمولا این شاخص مناسبی برای تعیین میزان مرتب بودن شماست. اگر میز کارتان به طور کلی تمیز و مرتب باشد، به این معنی است که کارتان را با نظم و ترتیب انجام می‌دهید. برعکس، اگر معمولا هر چیزی که برمی‌دارید را در جای خودش نگذارید و روش مناسبی برای دسته‌بندی پوشه‌ها، ایمیل‌ها و کاغذهای دیگری که به دستتان می‌رسد نداشته باشید، این نشان می‌دهد که شما حقیقتا فرد بی‌نظمی هستید.
۱. در زندگی کاری بسیار منظم هستم.
۲. در کارها نظم و انضباط را رعایت می‌کنم.
۳. معمولا محیط کارم را مرتب و منظم نگه می‌دارم.
۴. وسایلم را به‌راحتی پیدا می‌کنم.
۵. ایمیل و فهرست کارهای روزانه را به‌خوبی تنظیم و از آن‌ها استفاده می‌کنم.
با شناخت مجموعه خاصی از نقاط قوت و ضعف مهارت اجرایی‌تان، می‌توانید رضایت شغلی بیشتری کسب کنید، مهم نیست که در چه سطحی کار می‌کنید یا در چه زمینه‌ای استخدام شده‌اید.
مهارت ۸: مدیریت زمان
اگر در این حوزه قوی باشید، می‌توانید کارتان را با روش‌های موثر و اصولی، سر موعد مقرر به پایان برسانید. مدیران وقت‌شناس می‌توانند به‌دقت مدت زمان مورد نیاز هر پروژه‌ای را تخمین بزنند. مدیریت زمان روی ارزشمندی وقتمان تمرکز دارد. اگر در این مهارت ضعیف باشید، اغلب متوجه خواهید شد که تنها بخشی از آن چیزی که برنامه‌ریزی کرده بودید را انجام داده‌اید:
۱. با توجه به خواسته‌های زمانی، می‌توانم کارم را آهسته و پیوسته انجام دهم.
۲. در پایان روز، معمولا کارهایم را تمام کرده‌ام.
۳. می‌توانم به‌خوبی تخمین بزنم که انجام کارها چقدر طول خواهد کشید.
۴. معمولا برای قرار ملاقاتم وقت‌شناس هستم.
۵. به‌طور معمول برای فعالیت‌های روزانه‌ام برنامه زمانی تنظیم و از آن پیروی می‌کنم.
مهارت ۹: دستیابی به اهداف
اگر عادت دارید برای خودتان اهدافی تعیین و سپس از آن‌ها پیروی کنید، به‌احتمال زیاد در این مهارت قوی هستید. موضوع مهم این است که اجازه ندهید موانع سر راهتان مانع از پیشرفت شما شوند و تا رسیدن به نتبجه دلخواه‌تان ادامه دهید. همچنین باید از عواملی که باعث حواس‌پرتی می‌شوند اجتناب کنید. افرادی که در این مهارت ضعیف هستند، برای ایده‌های جدید علاقه و اشتیاق فراوانی دارند اما بدون هیچ پیشرفت واقعی از کاری به کار دیگر روی می‌آورند.
۱. بدون توجه به موانع، به هدفم دست می‌یابم.
۲. به‌طور کلی به سمت برآورده کردن اهدافم حرکت می‌کنم.
۳. سطح بالای عملکرد را به‌خوبی حفظ می‌کنم.
۴. توانایی خوبی برای تعیین اهداف بلندمدت دارم.
۵. برای دستیابی به اهداف بلندمدت، به راحتی می‌توانم از لذت‌های آنی صرف‌نظر کنم.
مهارت ۱۰: انعطاف‌پذیری
اگر در این مهارت امتیاز بالایی به دست آورید، شما فرد مستقل و منعطفی هستید و می‌توانید اطلاعات جدید را با آنچه انجام می‌دهید ادغام کنید. اگر کارها خوب پیش نروند، شما به‌سرعت راه‌حلی پیدا می‌کنید تا به هدفتان برسید. انعطاف‌پذیری صرفا به معنی توانایی فکر کردن و واکنش سریع و تجدیدنظر در برنامه‌ریزی با توجه به تغییر شرایط است. افرادی که انعطاف‌پذیری پایینی دارند، در هنگام نیاز به تغییرات لازم، آشفته و مضطرب می‌شوند و قادر به مواجه با ابهامات یا شرایط در حال تغییر، نیستند.
۱. من خودم را انعطاف‌پذیر و سازگار با شرایط می‌دانم.
۲. همیشه می‌توانم راه‌های مختلفی برای مقابله با مشکلات پیدا کنم.
۳. اتفاقات غیرمنتظره را در نظر می‌گیرم.
۴. می‌توانم شرایط را از دیدگاه دیگران ببینم.
۵. در فکر کردن و نشان دادن واکنش سریع مهارت دارم.
مهارت ۱۱: نظارت و کنترل
افرادی که در این زمینه مهارت بالایی دارند، معمولا تفکر استراتژیک خوب دارند و درون‌اندیشی هستند. اگر شما هم این‌طور هستید، احتمالا می‌توانید بدون اینکه گرفتار احساسات و عواطف آن لحظه‌ای، از کار فاصله بگیرید و نگاهی اجمالی به کل مسئله داشته باشید. همچنین می‌توانید راه‌حل‌های متعددی برای هر مشکلی بیابید؛ قبل از انتخاب بهترین گزینه، جنبه‌های مثبت و منفی هر گزینه را تجزیه‌وتحلیل کنید. افرادی که در مهارت نظارت و کنترل ضعیف هستند، اشتباهات مشابهی را بارها و بارها مرتکب می‌شوند.
۱. به راحتی تشخیص می‌دهم که کدام کار مناسبم است.
۲. به طور مرتب عملکردم را ارزیابی کرده و آن را تقویت می‌کنم.
۳. موقتا دست نگه می‌دارم و به طور عینی فکر می‌کنم.
۴. از تفکر راهبردی و حل مشکلات لذت می‌برم.
۵. شرایط را بررسی می‌کنم و به دنبال راه‌حل‌هایی برای بهتر انجام دادن کار می‌گردم.
مهارت ۱۲: تحمل استرس
برخی افراد تلاش می‌کنند تا با مهار استرس‌شان، عملکرد بهتری پیدا کنند. برخی دیگر اگر استرس داشته باشند، نمی‌توانند به کارشان ادامه دهند. اگر در این زمینه مهارت داشته باشید، می‌توانید فشار زیادی را تحمل کنید و در بحران‌های احساسی، دچار تزلزل نشوید. مطمئنا می‌توانید با هرگونه تغییری که به شما تحمیل می‌شود مقابله کنید. اگر مهارت‌های شما در این زمینه ضعیف باشد، دائما تحت فشار قرار می‌گیرید و اشتباهات احمقانه‌ای انجام خواهید داد.
۱. از کار در محیطی پرمسئولیت و پرشتاب لذت می‌برم.
۲. فشار روانی به من کمک می‌کند تا به بهترین نحو کارم را انجام دهم.
۳. کارهایی غیرقابل پیش‌بینی زیادی برای من وجود دارد.
۴. در صورت نیاز به راحتی ریسک می‌کنم.
۵. شغل‌هایی را دوست دارم که زمان‌بندی مشخصی ندارند.
هنگامی‌که همه این مسائل را بررسی کردید، ۲ یا ۳ حوزه که در آن‌ها بالاترین امتیاز و ۲ یا ۳ حوزه که در آن‌ها پایین‌ترین امتیاز را به دست آورده‌اید را پیدا کنید. بعد لیست ۱۲ مهارت را بنویسید و بهترین و بدترین مهارت‌هایتان را در آن لیست مشخص کنید.
هنگامی‌که ترکیبی از مهارت‌های شخصی خود را بشناسید، می‌توانید بخش‌های مختلف کار فعلی خود را بهبود ببخشید و دستورالعمل‌های جدید و برنامه‌ریزی بهتری برای آینده شغلی‌تان داشته باشید. در هر مهارت، ویژگی‌ها یا تمایلات خاصی وجود دارد که می‌توانید براساس بالاترین و پایین‌ترین مهارت‌های اجرایی‌تان شناسایی کنید. ترکیبی از قوی‌ترین و ضعیف‌ترین مهارت‌های اجرایی بیشترین فرصت را فراهم می‌کند.
نقاط قوت و ضعف شما با یکدیگر در ارتباطند. به‌عنوان مثال، اگر در مهارت «نظارت و کنترل»، امتیاز ۱۸ را بدست آورده باشید و شخص دیگری که می‌شناسید در همان مهارت امتیاز ۱۵ به دست آورده است، لزوما نمی‌توانید این مقایسه را انجام دهید. ضرورتا به این معنا نیست که شخص دیگر در آن مهارت خاص ضعیف‌تر از شماست. نقاط قوت و ضعف شما و شخص دیگر را نمی‌توان با هم مقایسه کرد، اما نه امتیازهای مطلق؛ بنابراین امتیاز ۱۸ شما باید با توجه به امتیازات مهارت‌های اجرایی دیگر در مجموعه‌ای از پاسخ‌هایتان بررسی شود.