مقدمه
فهرست کارها از جمله مهم‌ترین و ساده‌ترین روش‌ها برای برنامه‌ریزی روزانه است که توسط بیشتر افراد مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما این سیستم برنامه‌ریزی معمولا افراد را ناامید می‌کند و آن‌ها نمی‌توانند به خوبی برنامه روزانه خود را اجرا کنند. یادتان باشد که نباید به خاطر شکست در برنامه‌ریزی، خودتان را ناراحت کنید، چرا که این موضوع تنها تقصیر شما نیست، همه افراد در زمینه برنامه‌ریزی، آموزش‌های دقیقی نمی‌بینند. همچنین برنامه‌ریزی در مدارس هم به ندرت آموزش داده می‌شود.
به همین دلیل وقتی ما وارد مراحل جدی‌تری در زندگی خود می‌شویم و به دنبال کار و درآمد می‌رویم، متاسفانه رویکرد ضعیفی از خود نشان می‌دهیم و نمی‌توانیم در انجام وظایف موفق عمل کنیم. همچنین به دلیل اینکه آموزش کافی دریافت نکرده‌ایم، از شیوه مدیریت وظیفه برای انجام کارهایمان استفاده می‌کنیم. این موضوع باعث می‌شود توانایی لازم برای انجام کارهایمان را از دست بدهیم. این حالت به نام «پارادوکس بازدهی» شناخته می‌شود.
این وضعیت باعث به وجود آمدن نتایج وحشتناکی می‌شود. وقتی یک استراتژی اصولی برای مدیریت کارها نداشته باشیم، کنترل روزهایمان را از دست می‌دهیم و وقتی این اتفاق رخ می‌دهد، دچار استرس می‌شویم.
در همین بین متوجه می‌شویم که وظایف جدیدی به وظایف قبلی‌مان اضافه شده که باید آن‌ها را انجام دهیم. فهرست ما طولانی می‌شود و ما به دلیل اینکه هنوز وظایف قبلی را انجام نداده‌ایم، دچار سردرگمی می‌شویم.
متاسفانه زندگی میلیون‌ها انسان روی زمین به همین شکل می‌گذرد. همین موضوع باعث شد تا من این کتاب را بنویسم تا شما بتوانید کارهایتان را به خوبی مدیریت کنید و استرس را از بین ببرید. وقتی در حال خواندن این میکروکتاب هستید، احتمالا زیر کوهی از کارها و وظایفی که حیاتی هستند، حبس شده‌اید. پس باید این کتاب را بخوانید تا تغییری در وضعیت برنامه‌ریزی خود ایجاد کنید و از دیگران جلو بزنید.
البته یک سیستم برنامه‌ریزی نمی‌تواند برای همه مناسب باشد. برخی در اجرای یک سیستم شکست می‌خورند و برخی به پیروزی می‌رسند. در این میکروکتاب چند نوع سیستم برنامه‌ریزی را با یکدیگر مقایسه خواهیم کرد و در نهایت بهترین سیستم را به شما آموزش خواهم داد.
همواره یادتان باشد که شما ناخدای کشتی خود هستید. من نقشه راه را به شما می‌دهم و این شما هستید که باید براساس شرایطی که در آن قرار دارید، به سمت برنامه‌ریزی روزانه بروید. پس بیایید با هم شروع کنیم.
چه چیزی باید دستاورد برنامه‌هایتان باشد؟ استراتژی برنامه‌ریزی اصولی این کارها را برای شما انجام می‌دهد که عبارت‌اند از:
۱. به شما کمک می‌کند تا روز کاری خود را به خوبی کنترل کنید و تنها به انجام کارهایی بپردازید که واقعا مهم و ضروری هستند.
۲. باعث می‌شود که بتوانید خیلی راحت به سررسید خود دسترسی داشته باشید و توجه‌تان را به مورد مهمی اختصاص دهید.
۳. برنامه‌ریزی استراتژیک به شما تضمین می‌دهد که در حال انجام درست‌ترین کار در بهترین زمان ممکن هستید.
۴. یک برنامه‌ریزی دقیق مانع از به هدر رفتن زمان می‌شود و کمک می‌کند تا در یک بازه زمانی مشخص، مهم‌ترین کارها را انجام دهید.
۵. یک برنامه‌ریزی مناسب کمک می‌کند تا بهترین واکنش را به اتفاقاتی که بحرانی به نظر می‌رسند نشان دهید. شما در این حالت براساس حجم کاری خود به سمت ارزیابی موقعیت مورد نظر می‌روید و تصمیمات منطقی می‌گیرید.
۶. شما با تکیه‌بر برنامه‌ریزی دیگر استرس اینکه کارهایتان روی هم جمع شده‌اند را نخواهید داشت. وقتی استرس کمی داشته باشید، خلاق‌تر خواهید بود و می‌توانید ایده‌های مختلفی ارائه دهید.
۷. وقتی برنامه‌ریزی خوبی داشته باشید، می‌توانید تمرکز خود را بالا ببرید. با تمرکز متوجه خواهید شد که کدام کارتان اولویت بالاتری نسبت به بقیه دارد و نیازمند توجه بیشتری از سمت شما است.
در نهایت با یک برنامه‌ریزی دقیق دیگر احساس ناامیدی و گناه ناشی از عقب ماندن کارها نخواهید داشت و تنها روی مواردی تمرکز خواهید کرد که به اهداف‌تان نزدیک‌تر است. این کار باعث می‌شود که در پایان روز احساس شادی داشته باشید.
پارادوکس بازدهی: چگونه برنامه‌هایتان مانعی برای موفقیت‌تان هستند؟
یک اپلیکیشن بهره‌وری به نام Done طی تحقیقی به اعداد عجیبی دست یافت که در ادامه به آن اشاره می‌کنم.
۴۱ درصد از کارهایی که برای آن برنامه‌ریزی می‌کنیم، هیچ وقت انجام نمی‌شوند.
۵۰ درصد کارهایی تکمیل شده، تنها ظرف مدت یک روز انجام شده‌اند.
۱۸ درصد کارهای تکمیل شده، در مدت یک ساعت انجام شده‌اند.
۱۰ درصد کارهای تکمیل شده، در مدت یک دقیقه انجام شده‌اند.
این اعداد رازهای مهمی را برای ما آشکار می‌کنند. در ابتدا نشان می‌دهند که بسیاری از برنامه‌ها ناکارآمد هستند. وقتی کارها کامل نمی‌شوند یعنی فرد باید برای روز بعد، خود را به خوبی آماده کند، چون کارش به روز بعد موکول می‌شود.
این اعداد نشان می‌دهند که برخی از کارها در مدت زمان بسیار کمی انجام شده‌اند، یعنی بسیاری از افراد نتوانستند تشخیص دهند که یک کار چقدر زمان می‌برد و به این معنی است که اهمیت و اولویت کارها با این برنامه‌ریزی‌ها نادیده گرفته می‌شوند. همچنین این اعداد نشان می‌دهند که بسیاری از فهرست‌هایی که تدوین شده‌اند، بیش از حد طولانی و سنگین هستند. به این ترتیب ما می‌دانیم که نمی‌توانیم همه این کارها را با هم انجام دهیم به همین دلیل دچار استرس می‌شویم.
یک بررسی دیگر توسط لینکدین «LinkedIn» صورت گرفته که در آن ۹۰ درصد متخصصین اعلام کردند که معمولا برنامه‌های خود را تکمیل نمی‌کنند.
پارادوکس بازدهی به خوبی این مطلب را نشان می‌دهد که ما برنامه‌ریزی می‌کنیم اما به این دلیل که سیستم‌های مدیریتی نادرستی را به کار می‌گیریم، به صورت کاملا سهوی برنامه‌هایی به وجود می‌آوریم که همه تلاش‌هایمان را از بین می‌برند.